Gestionar tu tiempo puede ser difícil. Tienes gran cantidad de tareas que necesitas realizar y todas son importantes. ¿Cómo lograr que todo sea hecho? ¿Cuál es la mejor forma de organizarte? En Artecma queremos ayudarte a lograrlo, para que tu vida laboral sea mucho más productiva y tengas tiempo para tus gustos y deseos.

En la actualidad hay una gran cantidad de teorías y métodos de gestión del tiempo que te invitamos a analizar, pero ten en cuenta tu forma de trabajo antes de aplicar cualquiera de ellas. Además, analiza lo que quieres lograr y busca la forma más sencilla de gestionar el tiempo, que realmente puedas aplicar y seguir semana a semana.

¿Por qué es mejor la planeación semanal sobre la mensual? No significa que planear semanalmente sea mejor que hacerlo cada mes. Debes realizar los dos tipos de planeación, pero empieza con la semana y ve incrementando los días hasta que logres una buena planeación de tus objetivos. Siempre es mejor empezar con lo más cercano y así cumplir tus metas de largo plazo.

Desarrollemos entonces los mejores consejos para planear tu trabajo y hasta tus metas de vida: 

• Ten claro lo que quieres

Para planear, es necesario tener claros los objetivos. Esto es muy importante para que la gestión del tiempo sea realmente eficiente. Cuando establezcas los objetivos sabrás cuáles son las prioridades. Cada una de las actividades que debes realizar en la semana persigue una meta, tiene un objetivo y una prioridad. Haz un cuadro de metas, objetivos y prioridades en la semana, para que definas la ruta de trabajo.

Si tienes un equipo de trabajo al cual coordinar, este proceso ayudará a lograr las metas del equipo y facilitará el cumplimiento de tareas. 

• Planifica según las prioridades

Como ya tienes claros los objetivos y las metas, es momento de planificar las tareas a realizar. Prepara las tareas de la semana e identifica el tiempos que necesitas para cumplirlas. Ten en cuenta que cada tarea necesita un tiempo mínimo, pero es mejor que trabajes sobre tiempos máximos, para que no te presiones innecesariamente si se presenta algo extra.

Coloca las tareas semanales en un planeador semanal, que puedas ver todos los días con claridad, para que sepas lo que debes hacer. Al final del día, toma unos minutos para revisar las tareas del día siguiente. Así tendrás el tiempo suficiente para modificar cualquier cosa que se requiera de tu semana. 

• Recuerda incluir las reuniones en tu planeación

Las reuniones toman tiempo, y si no las tienes en cuenta a la hora de planear tu semana, posiblemente no cumplirás con todas las tareas. Es importante lograr que las reuniones que realices sean eficientes y tomen el tiempo justo para abordar todos los temas y dejar todo lo que requieres resuelto. Por eso, no asignes poco tiempo a las reuniones.

Piensa siempre en máximos, para que puedas realizar las cosas sin afanes y cumplir con tus metas semanales. Así, cada vez que tengas una reunión podrás estar más concentrado, sin pensar en las tareas pendientes.

• Revisa constantemente tu cumplimiento

Ya tienes una planificación clara de tus tareas semanales, pero ¿se cumple este plan de trabajo? Analizar el cumplimiento te ayudará a ser cada vez más eficiente en la gestión de tu tiempo. Posiblemente, algunas de las tareas que estás realizando no están descritas entre los objetivos que planteaste.

Revisa nuevamente tu lista de tareas y define cuáles de ellas son más prioritarias y cuáles dan espera. Así, podrás proyectar a corto y mediano plazo lo que necesitas cumplir y tendrás nuevas tareas para la siguiente semana. 

• Utiliza tu propio método de organización semanal

Muchas personas prefieren diferentes tipos de herramientas para gestionar su tiempo, pero ¿cuál prefieres? Los tableros o planeadores físicos son una excelente herramienta para ver las tareas de forma constante y hacer modificaciones en el momento en que se requiera. El planeador que elijas puede ayudarte a programar mejor tus tareas semanales.

Si no cuentas con una herramienta, ya sea física o digital, siempre necesitarás un planeador. Esta es la única forma de saber cada tarea que tienes y realizas por completo o está aún por terminar. Al finalizar la semana, el planeador debe permitirte organizar tus siguientes tareas y avanzar con el trabajo del mes. 

• El espacio de trabajo es fundamental

El lugar donde desempeñas tus actividades es muy importante, te motiva, te permite sentir comodidad y te ayuda a inspirarte para que el trabajo fluya. Un escritorio adecuado, el computador, un planeador, entre otras cosas, son herramientas indispensables a la hora de construir un espacio de trabajo saludable. Con estas cosas podrás desempeñarte sin demora en cumplir tus objetivos.

Si tu espacio de trabajo está bien ventilado, reducirás los momentos de sueño y el agotamiento. Adiciona también una planta en este espacio, pues los elementos orgánicos te ayudan a sentir los espacios vivos. 

• Evita realizar dos o más tareas a la vez

No olvides que el secreto para lograr que la gestión del tiempo sea más eficiente es la concentración. Para que puedas lograr las metas semanales, concéntrate en cada tarea, desarróllala y termínala. Si no es posible, reprograma y avanza con una que, si puedas cumplir, para que no sufras un retraso general de tus tareas.

Pero lo más importante es que cumplas con cada tarea y no empieces más de una a la vez, porque así no sentirás el logro y podrás entrar en periodos de frustración ante el incumplimiento del plan de trabajo.

• Descansa y activa tu mente y tu cuerpo

Para que la mente no se agote, es necesario tomar tiempos de descanso. A lo largo de tu día necesitas momentos de relajación, en los que puedes estirar tu cuerpo y activar tu mente por medio de actividades diferentes. Puedes despejarte caminando, leer algo diferente a tu trabajo, en fin. Busca una actividad que te guste y que puedas realizar en el tiempo de descanso.

Disfruta tus descansos y no pienses en el trabajo, pues solo así será efectivo para que llegues nuevamente activo y eficiente al trabajo. 

• Controla tu tiempo y cumple tus metas

Tú eres el dueño de tu tiempo. Si quieres hacer que todo sea más fluido en el trabajo, aprende a gestionar el tiempo eficientemente. Es un ejercicio que debes realizar constantemente y que debe hacer parte de tus rutinas, pues solo así tendrás la certeza de hacer tu trabajo y cumplir con los objetivos que te propongas.

Si te gustaron nuestros consejos sobre gestionar el tiempo de forma eficiente, te invitamos a leer el blog de Artecma y a conocer los excelentes productos que te ofrecemos para que tu oficina sea cada día mejor. Y no olvides, un buen espacio de trabajo, cómodo y adecuado a tus necesidades, puede hacer que tu vida laboral sea siempre mejor.