No hay nada mejor que aprender a gestionar el tiempo, pero ¿Cómo te puede ayudar un planeador? Los planeadores semanales son herramientas poderosas para lograr una mejor planeación del tiempo y reducir los espacios de improductividad, que pueden afectar tu negocio o la productividad laboral. Así podrás aprovechar mejor tu tiempo de trabajo y los momentos libres que tengas.

En este blog te ayudaremos a definir algunos conceptos importantes para lograr que priorices bien tu trabajo y puedas realizar una planeación semanal eficiente. Así podrás cumplir tus metas en un 80 % inicialmente, para luego ir incrementando tu eficiencia hasta un 100 %. Esto solo se logra planeando bien y conociendo los tiempos de trabajo que requieres para cumplir tareas.

Empecemos entonces con los consejos que necesitas para aprender a gestionar el tiempo, planeando tu trabajo de cada semana.

Antes de aprender a gestionar el tiempo de trabajo, planifica lo adicional

Para empezar, es necesario conocer los ritmos de trabajo. Si en tu semana tienes más de una reunión, o sabes que tendrás que asistir a juntas, hacer llamadas, o incluso algunas cuestiones personales, es necesario que las tengas en cuenta al momento de proyectar tu semana. Así sentirás que tienes menos interrupciones y que el trabajo fluye mejor.

Si ya tienes claro lo que puede afectar tus tiempos de productividad, ya estás listo para poder empezar a planear eficientemente el trabajo de la semana:

Consejos para aprender a gestionar el tiempo

• Planificación inteligente del trabajo

Haz una lista de tareas semanales. Si requieres más de una semana para terminar una tarea, parte en medios o cuartos su desarrollo, dependiendo del tiempo que esta pueda tomar. Recuerda, si para culminarla necesitas ayuda de otros, debes hablar con alguien, realizar investigaciones o tareas adicionales como estar pendiente del correo, deberás incluir estas actividades en la planeación.

Para aprender a gestionar el tiempo de forma eficiente, requieres partir tus tareas en subtareas, es decir, en esas actividades que vas a hacer para completarlas. Estas no son solo las llamadas o la investigación, pues todo trabajo tiene procesos que debes tener claro y para que te sea más fácil pensar cuáles son, divide tus tareas en pasos. Esos pasos son las subtareas. Escríbelas en un planeador que puedas ver constantemente.

• Empieza siempre por las cosas que te quitan más tiempo

Seguro has notado que la revisión del mail te quita tiempo de trabajo. También las llamadas a colegas para confirmar una reunión o saber si tienes algún pendiente con x o y persona. Esto es lo primero que debes atacar en tu semana o en el día. Asigna un tiempo corto a esto, para que puedas cumplir con estas actividades, pues son importantes, pero no te quedes en ello.

Es mejor empezar por aquí, para que tengas información de si realmente hay algo a lo que prestar atención en el correo o si la reunión sí sucederá y cuando. Con esto claro, podrás priorizar algunos elementos en tu semana y saber si tienes que adelantar o puedes aplazar algunas actividades.

• Asigna tiempos de trabajo holgados 

Ya tienes el listado de tareas y subtareas. Ahora hay que asignarles el tiempo necesario para realizarlas. Piensa en el tiempo suficiente y hasta un poco más. No asignes tiempos justos a nada, pues cualquier inconveniente con un programa, una situación en casa o en el espacio de trabajo hará que incumplas los plazos que te traces.

Aprender a gestionar el tiempo de esta manera reduce la sensación de fracaso, pues podrás poner tareas en tu semana que realmente puedas cumplir, y lograrás objetivos medibles de trabajo. ¡Esto es planificar de forma inteligente! Si no lo haces cumpliendo con los pasos, seguramente llegarás al último día sin las metas cumplidas y sentirás que no te sirve el planear.

• Trabaja cada actividad hasta el final

Cada cosa que te propones debes terminarla. Eso te dará una sensación de objetivo cumplido que ayudará a mejorar la calidad de tu trabajo. Por eso, es importante que no veas solo las tareas completas, sino que pienses en actividades o subtareas. Cuando divides de esta manera tu trabajo será más fácil cumplir con las actividades.

Este paso de aprender a gestionar el tiempo busca que tengas clara cada actividad, el tiempo que tienes para realizarla y trata de cumplirlo. Si te ha quedado tiempo disponible, vuelve a mirar que todo esté bien hecho. ¿Terminaste y revisaste? Pasa a tu siguiente actividad y cumple con el mismo procedimiento. Además, ve tachando en tu planeador semanal las que ya están cumplidas, para que sepas lo que ya has logrado.

• Aprender a gestionar el tiempo es medir tu eficiencia  

Sabemos que las mediciones pueden ser odiosas, pero son necesarias. Cuando aplicas cualquier estrategia, siempre debes evaluar su efectividad. Por eso, al finalizar de la semana, evalúa si los tiempos que colocaste a las tareas fueron suficientes, si necesitas recalcular las tareas o subtareas, o si hay algo a lo que debas dedicar mayor atención.

Con estas mediciones semanales podrás aprender a gestionar el tiempo cada vez mejor y si te llegan nuevas tareas sabrás si tienes espacio para incluirlas o si debes pedir ayuda para lograr tus metas. La evaluación debe ser constante, pues de no hacerlo existe la posibilidad de caer en la comodidad, que es el punto que sigue, lo que hace que en algún momento toda la planeación falle.

• Cuando aprender a gestionar el tiempo no te confías

Aunque suena un poco contradictorio, la confianza o la comodidad son enemigos de la planeación eficiente. Aunque tus tareas siempre sean las mismas o no tengas un volumen alto de trabajo, es mejor siempre revisar los tiempos y reorganizar las actividades. Esto porque en algún momento tus tiempos pueden cambiar.

La llegada de una nueva herramienta de trabajo, la agilidad con la que te desempeñas o algunas situaciones del entorno pueden afectar tu eficiencia. Por eso, es importante siempre hacer una valoración, positiva o negativa, de tu planeación y confirmar cómo estos elementos pueden afectarla. Si lo haces, nada te tomará desprevenido y tu eficiencia nunca bajará.

¿Crees que con estos pasos puedes aprender a gestionar el tiempo semanalmente? Aplícalos, e incluso pon tu toque personal en ellos y verás cómo tu trabajo fluye de mejor forma. Artecma quiere ayudar a que tengas una vida laboral feliz y que todo lo que hagas resulte muy bien. Sigue los consejos de Artecma y conoce todos los productos que tenemos, diseñados especialmente para mejorar tus espacios de trabajo.