Sep 28
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No hay nada mejor que aprender a gestionar el tiempo, pero ¬ŅC√≥mo te puede ayudar un planeador? Los planeadores semanales son herramientas poderosas para lograr una mejor planeaci√≥n del tiempo y reducir los espacios de improductividad, que pueden afectar tu negocio o la productividad laboral. As√≠ podr√°s aprovechar mejor tu tiempo de trabajo y los momentos libres que tengas.

En este blog te ayudaremos a definir algunos conceptos importantes para lograr que priorices bien tu trabajo y puedas realizar una planeación semanal eficiente. Así podrás cumplir tus metas en un 80 % inicialmente, para luego ir incrementando tu eficiencia hasta un 100 %. Esto solo se logra planeando bien y conociendo los tiempos de trabajo que requieres para cumplir tareas.

Empecemos entonces con los consejos que necesitas para aprender a gestionar el tiempo, planeando tu trabajo de cada semana.

Antes de aprender a gestionar el tiempo de trabajo, planifica lo adicional

Para empezar, es necesario conocer los ritmos de trabajo. Si en tu semana tienes más de una reunión, o sabes que tendrás que asistir a juntas, hacer llamadas, o incluso algunas cuestiones personales, es necesario que las tengas en cuenta al momento de proyectar tu semana. Así sentirás que tienes menos interrupciones y que el trabajo fluye mejor.

Si ya tienes claro lo que puede afectar tus tiempos de productividad, ya est√°s listo para poder empezar a planear eficientemente el trabajo de la semana:

Consejos para aprender a gestionar el tiempo

  • Planificaci√≥n inteligente del trabajo

Haz una lista de tareas semanales. Si requieres más de una semana para terminar una tarea, parte en medios o cuartos su desarrollo, dependiendo del tiempo que esta pueda tomar. Recuerda, si para culminarla necesitas ayuda de otros, debes hablar con alguien, realizar investigaciones o tareas adicionales como estar pendiente del correo, deberás incluir estas actividades en la planeación.

Para aprender a gestionar el tiempo de forma eficiente, requieres partir tus tareas en subtareas, es decir, en esas actividades que vas a hacer para completarlas. Estas no son solo las llamadas o la investigación, pues todo trabajo tiene procesos que debes tener claro y para que te sea más fácil pensar cuáles son, divide tus tareas en pasos. Esos pasos son las subtareas. Escríbelas en un planeador que puedas ver constantemente.

Tablero planeador semanal

  • Empieza siempre por las cosas que te quitan m√°s tiempo

Seguro has notado que la revisi√≥n del mail te quita tiempo de trabajo. Tambi√©n las llamadas a colegas para confirmar una reuni√≥n o saber si tienes alg√ļn pendiente con x o y persona. Esto es lo primero que debes atacar en tu semana o en el d√≠a. Asigna un tiempo corto a esto, para que puedas cumplir con estas actividades, pues son importantes, pero no te quedes en ello.

Es mejor empezar por aquí, para que tengas información de si realmente hay algo a lo que prestar atención en el correo o si la reunión sí sucederá y cuando. Con esto claro, podrás priorizar algunos elementos en tu semana y saber si tienes que adelantar o puedes aplazar algunas actividades.

  • Asigna tiempos de trabajo holgados¬†

Ya tienes el listado de tareas y subtareas. Ahora hay que asignarles el tiempo necesario para realizarlas. Piensa en el tiempo suficiente y hasta un poco más. No asignes tiempos justos a nada, pues cualquier inconveniente con un programa, una situación en casa o en el espacio de trabajo hará que incumplas los plazos que te traces.

Aprender a gestionar el tiempo de esta manera reduce la sensaci√≥n de fracaso, pues podr√°s poner tareas en tu semana que realmente puedas cumplir, y lograr√°s objetivos medibles de trabajo. ¬°Esto es planificar de forma inteligente! Si no lo haces cumpliendo con los pasos, seguramente llegar√°s al √ļltimo d√≠a sin las metas cumplidas y sentir√°s que no te sirve el planear.

  • Trabaja cada actividad hasta el final

Cada cosa que te propones debes terminarla. Eso te dará una sensación de objetivo cumplido que ayudará a mejorar la calidad de tu trabajo. Por eso, es importante que no veas solo las tareas completas, sino que pienses en actividades o subtareas. Cuando divides de esta manera tu trabajo será más fácil cumplir con las actividades.

Este paso de aprender a gestionar el tiempo busca que tengas clara cada actividad, el tiempo que tienes para realizarla y trata de cumplirlo. Si te ha quedado tiempo disponible, vuelve a mirar que todo est√© bien hecho. ¬ŅTerminaste y revisaste? Pasa a tu siguiente actividad y cumple con el mismo procedimiento. Adem√°s, ve tachando en tu planeador semanal las que ya est√°n cumplidas, para que sepas lo que ya has logrado.

  • Aprender a gestionar el tiempo es medir tu eficiencia¬†¬†

Sabemos que las mediciones pueden ser odiosas, pero son necesarias. Cuando aplicas cualquier estrategia, siempre debes evaluar su efectividad. Por eso, al finalizar de la semana, eval√ļa si los tiempos que colocaste a las tareas fueron suficientes, si necesitas recalcular las tareas o subtareas, o si hay algo a lo que debas dedicar mayor atenci√≥n.

Con estas mediciones semanales podr√°s aprender a gestionar el tiempo cada vez mejor y si te llegan nuevas tareas sabr√°s si tienes espacio para incluirlas o si debes pedir ayuda para lograr tus metas. La evaluaci√≥n debe ser constante, pues de no hacerlo existe la posibilidad de caer en la comodidad, que es el punto que sigue, lo que hace que en alg√ļn momento toda la planeaci√≥n falle.

  • Cuando aprender a gestionar el tiempo no te conf√≠as

Aunque suena un poco contradictorio, la confianza o la comodidad son enemigos de la planeaci√≥n eficiente. Aunque tus tareas siempre sean las mismas o no tengas un volumen alto de trabajo, es mejor siempre revisar los tiempos y reorganizar las actividades. Esto porque en alg√ļn momento tus tiempos pueden cambiar.

La llegada de una nueva herramienta de trabajo, la agilidad con la que te desempe√Īas o algunas situaciones del entorno pueden afectar tu eficiencia. Por eso, es importante siempre hacer una valoraci√≥n, positiva o negativa, de tu planeaci√≥n y confirmar c√≥mo estos elementos pueden afectarla. Si lo haces, nada te tomar√° desprevenido y tu eficiencia nunca bajar√°.

¬ŅCrees que con estos pasos puedes aprender a gestionar el tiempo semanalmente? Apl√≠calos, e incluso pon tu toque personal en ellos y ver√°s c√≥mo tu trabajo fluye de mejor forma. Artecma quiere ayudar a que tengas una vida laboral feliz y que todo lo que hagas resulte muy bien. Sigue los consejos de Artecma y conoce todos los productos que tenemos, dise√Īados especialmente para mejorar tus espacios de trabajo.

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